OISF Integritetspolicy

OISF Integritetsmeddelande 			
Senast uppdaterad: 2024-03-05

Officerares Ideella Stödförening (OISF) är en förening vars verksamhet går ut på att framför allt ge våra medlemmar och eventuellt även deras närstående möjligheter till ekonomiskt understöd och i detta meddelande förekommer det behandling av personuppgifter.
 
OISF är personuppgiftsansvarigt för behandlingen av dina personuppgifter enligt nedan.

Detta Integritetsmeddelande förklarar för dig hur vi, Officerares Ideella Stödförening (OISF), org.nr: 802007–9540, adress: c/o Johan René, Kummingränd 9, 182 45 Enebyberg, använder dina personuppgifter när du skickar in medlemsansökan, ansöker om ekonomiskt understöd och hur vi sköter eventuella utbetalningar och kontakt med våra medlemmar. Här hittar du även information om dina rättigheter och hur du kan hävda dessa gentemot oss. Eftersom vi tar din integritet på allvar, kan detta meddelande komma att uppdateras från tid till annan för att kontinuerligt säkerställa en laglig och säker behandling av dina personuppgifter.

För att kunna erbjuda dig våra tjänster, samt våra betalningsalternativ, är det nödvändigt att vi behandlar dina personuppgifter enligt nedan. Detta Integritetsmeddelande förklarar hur vi på OISF samlar in och använder dina personuppgifter när vi driver vår förening. Här beskrivs också de rättigheter du har att se och korrigera din information.
 
1	Vilka personuppgifter samlar vi in?

1.1	OISF samlar in uppgifter från dig när du använder vår hemsida, och 
        samverkar med oss som aktiv medlem till exempel när du kommunicerar 
        med oss, ansöker om understöd och vid eventuella utbetalningar. Dessa 
        personuppgifter kan delas in i tre huvudsakliga kategorier; 
a)	personuppgifter du ger oss när du fyller i formulär eller ansöker om     
        understöd;
b)	personuppgifter som blir tillgängliga för oss när du besöker vår 
        hemsida eller kontaktar oss; samt
c)	personuppgifter vi hämtar från externa källor. 
1.2	För mer information om hur vi behandlar de uppgifter vi samlar in, se  
        avsnitt 2.

1.3	Uppgifter som du ger till oss. Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv på ett antal olika sätt, såsom när du söker medlemskap eller söker ekonomiskt stöd, kontaktar oss och när du använder vårt medlemsformulär. Uppgifter vi kan komma att begära av dig är:
 
d) Person- och kontaktinformation – namn, adress, e-postadress, personnummer  mobiltelefonnummer, tjänstegrad, personalkategori/regemente/truppslag samt år för officersexamen.
e) Betalningsinformation – kredit- och betalkortsdata behandlas inte av oss, så inget av detta finns lagrat på vår hemsida eller i annat register (kortnummer, giltighetsdatum och CVV-kod). Allt detta sköts av vår ekonomiadministration på Kammarkollegiet. Bankkontonummer kan finnas i vårt arkiv.
1.2. Uppgifter vi samlar in om dig. 

a) Som många andra hemsidor samlar även OISF in vissa uppgifter automatiskt, när du använder vår hemsida, vilka lagras i logfiler, för att generera och mäta aktivitet. Vi kan därför komma att samla in uppgifter såsom IP-adress, typ av webbrowser och språkinställningar. Det kan även vara hur du använder våra tjänster, inklusive svarstid för sidor, nedladdningsfel, hur du nådde och lämnade tjänsten, såväl som leveransnotiser när vi kontaktar dig.

b) För mer information om hur vi använder Cookies på vår hemsida hittar du i vår Cookiepolicy.
 
1.3. Uppgifter när du kommunicerar med OISF kan också komma att användas för att kommunicera relevant information gällande använda eller liknande tjänster och för att utföra kundnöjdhetsundersökningar gällande våra tjänster. Detta kan göras t.ex. efter att du har kontaktat OISF via elektroniska kommunikationskanaler och via telefon. Om du inte vill motta sådan kommunikation, är du välkommen att maila till sekreteraren@oisf.se.. 

b) Vid ansökan om ekonomiskt stöd vid begravning av bortgången medlem, kan vi behöva hämta in uppgifter om dödsbevis, dödsfallsintyg med släktutredning samt från Skatteverket.

2 Hur och varför använder vi dina uppgifter?

2.1 Information och uppgifter vi samlar in används för två huvudsakliga skäl: 
a) för att bedriva vår verksamhet och tillhandahålla vår förenings resurser  
   till våra medlemmar och
b) för att skicka relevant information och kommunikation till dig som medlem.

2.2 Av dessa skäl kan vi komma att kombinera de uppgifter vi har om dig som medlem, för att du ska få ut så mycket som möjligt av ditt medlemskap.

2.3 Hantering av ditt medlemskap: För att kunna godkänna ditt medlemskap kommer vi att använda de uppgifter som du tillhandahåller i ansökan, alltså namn, personnummer, adress, tjänstegrad, personalkategori/regemente/truppslag och år för officerarexamen. Vi kommer att dela denna information med vår webbleverantör som har tillgång till databasen. Din e-postadress och adress kan även användas för att skicka ut nyheter och information om föreningen och föreningens verksamhet. Du kan när som helst be oss att sluta med dessa utskick till Dig. 

Laglig grund: Den här behandlingen sker endast i den grad det är nödvändigt för oss att kunna förse dig med den stödverksamhet som vi kan erbjuda dig som medlem och att uppfylla vårt avtal med dig, artikel 6.1(b) GDPR.
 
2.4 Hantering av betalning och eventuell utbetalning: Om du väljer att betala medlemsavgiften med faktura, kommer vi att använda och överföra dina personuppgifter till den utvalda tredje partens betaltjänsteleverantör. Syftet är att överföra betalkravet och för oss att slutföra ansökningsprocessen med dig. Om du har beviljats ekonomiskt stöd, kommer vi att hantera dina bank- och kontouppgifter för att kunna genomföra utbetalningen. 

Laglig grund: Den här behandlingen sker i endast i den grad det är nödvändigt för oss för att kunna uppfylla vårt avtal med dig och genomföra betalningar och utbetalningar, artikel 6.1(b) GDPR. 

2.5 Kommunicera med dig och efterlevande av lagkrav. Genom att ange dina kontaktuppgifter kan vi komma att kontakta dig om det uppstår problem med tjänsterna eller ditt medlemskap. Vi kan också komma att skicka post och e-post till dig med information om vår verksamhet och föreningsnyheter. Vi kommer även att hantera dina uppgifter i den utsträckning det är nödvändigt om du skulle kontakta oss för att fullgöra några av dina rättigheter till insyn enligt GDPR.
 
Laglig grund: Vi behandlar dina uppgifter endast i den grad det är nödvändigt för att kunna kommunicera med dig, Denna behandling vilar på vårt berättigade intresse att kunna kommunicera med våra medlemmar om deras medlemskap, artikel 6.1(f) GDPR. Vad gäller vår behandling för att följa GDPR vilar den på vår rättsliga skyldighet att följa lagar och regler, artikel 6.1(c) GDPR.

2.6 Statistik, analyser och förbättring av vår hemsida. Vi samlar in och lagrar IP-adresser, enhetstyp, webbläsare, operativsystem och annan information om användning av webbplatsen för att hjälpa oss att utforma vår hemsida för att bättre passa dina behov. Vi kan också använda din IP-adress för att hjälpa till att diagnostisera serverproblem och att administrera vår hemsida, analysera trender, följa besökarnas aktiviteter och samla demografisk information som hjälper oss att identifiera besökarpreferenser. För statistiska ändamål lagrar vi information om hur många individuella besökare vår webbplats har och hur ofta dessa individuella användare besöker vår webbplats. Vi samlar in och lagrar den här informationen för att bättre förstå våra medlemmars behov och intressen, så att vi kan utveckla och förbättra våra tjänster. För mer information om hur vi använder cookies, vänligen läs vår Cookiepolicy.

Laglig grund: Vi genomför den här hanteringen då det är nödvändigt för vårt berättigade intresse att förbättra våra tjänster och för att utveckla vår förening (artikel 6.1.(f) GDPR). Vi förlitar oss på ditt samtycke till användningen av kakor (cookies) under ePrivacy-direktivet.
2.7 Säkerhet och motverkande av bedrägerier. Vi använder information om besökare och loggdata för att skydda vår hemsida, våra system och våra medlemmar och affärspartners, för att upptäcka och förebygga bedrägerier och för att lösa tvister och upprätthålla våra avtal och medlemsvillkor. Vi kan även komma att kontrollera din identitet och uppgifter om inkomst och ekonomisk status för att motverka bedrägerier och andra oegentliga aktiviteter.

Laglig grund: Vi genomför den här hanteringen eftersom det är nödvändigt för vårt berättigade intresse (artikel 6.1.(f) GDPR) eller vår rättsliga skyldighet (artikel 6.1(c) GDPR) att skydda våra system och tjänster samt att motverka att vi används som ett led i brottslig verksamhet.

3 Vilka kan vi komma att dela din information till?

3.1 Det kan emellanåt vara nödvändigt för oss att dela dina uppgifter med andra aktörer som tillhandahåller tjänster för vår räkning såsom Kammarkollegiet (ekonomi) och Helsingborg Design Lab (webleverantör) så att vi kan tillhandahålla våra tjänster eller uppfylla lagkrav.
 
3.2 I de fall vi delar uppgifter om dig med andra aktörer, har vi bekräftat att aktörerna följer aktuella dataskyddslagar och att de inte använder uppgifterna till något annat ändamål.

3.3 Dessa aktörer är våra personuppgiftsbiträden och vi har avtal med dem så att de behandlar dina personuppgifter enligt våra instruktioner, detta meddelande och andra lämpliga åtgärder för integritet och säkerhet. 

3.4	När du genomför betalningen av medlemsavgiften, kommer de uppgifterna att delas med banker och andra företag som behandlar sådana transaktioner eller tillhandahåller andra finansiella medel, samt bedrägeriskydd och säkerhetsändamål. 

3.5	Vi kan komma att överföra till, eller dela din information med, utvalda tredje parter, enligt följande: Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med sådana utvalda tredje parter. Vår bedömning beaktar behandlingens art, omfattning, sammanhang och ändamål samt de risker mot fysiska personers fri- och rättigheter som kan uppstå.

3.6 Myndigheter. OISF kan komma att lämna nödvändig information till myndigheter på deras begäran, t ex Polismyndigheten, Skatteverket, Åklagarmyndigheten eller andra myndigheter, om vi är skyldiga att göra det enligt lag.

4 Var lagrar och behandlar vi dina personuppgifter?

4.1 Vi strävar alltid efter att behandla din data inom EU/EES. Då OISF alltid vill skydda din data, kommer vi att vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå jämförbar med och på samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.

4.2 De uppgifter, som OISF behandlar, lagras i en databas som endast ett begränsat antal behöriga personer har tillgång till. De personuppgifter som lämnas vid medlemsansökan lagras direkt in i databasen som vår webbleverantör, Helsingborg Design Lab har tillgång till. Mer information om deras hantering av personuppgifter hittar ni här.

4.3 I de fall vi skulle överföra dina personuppgifter till en personuppgiftsansvarig eller ett personuppgiftsbiträde i tredje land, d.v.s. länder utanför EU/EES, kommer vi att utföra en överföringsanalys för att säkerställa att dina personuppgifter förblir säkra. Vid behov kommer vi vidta ytterligare säkerhetsåtgärder. 
5 Hur lagrar vi dina personuppgifter?
5.1 Vi lagrar dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för oss att kunna tillhandahålla och fullgöra vår skyldighet enligt det avtal med dig som du, i och med medlemsansökan, har godkänt. Lagring kan också göras för andra nödvändiga ändamål, såsom att följa rättsliga förpliktelser och lösa eventuella tvister. Faktiska lagringstider kan växla eftersom ovannämnda behov kan variera på grund av typ av uppgift och omständigheter såsom utträde ur föreningen.
 
6 Dina rättigheter

6.1 Rätt att begära tillgång till din data. Du har rätt att begära en kopia av de uppgifter vi har, om du skulle vilja veta och verifiera den information vi har om dig. Kopian är gratis att begära
 
6.2 Rätt till rättelse. Du har rätt att korrigera felaktig eller icke-komplett information om dig själv. I medlemsportalen kan Du göra det själv.

6.3 Rätt att bli raderad (“rätten att bli bortglömd”). Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter för de fall att data inte längre är nödvändig för det syfte den blev insamlad för. Det kan dock finnas skyldigheter, som hindrar oss från att omedelbart radera delar av din data. Dessa skyldigheter kommer från bokförings- och skattelagstiftning, men också från konsumenträttslagstiftning. Vad vi då gör är att blockera de data som vi är skyldiga att spara, från att kunna användas till andra syften än att uppfylla sådana legala skyldigheter. 

6.4 Rätt att begära begränsning. Du har rätt att begära begränsning och invända mot vår behandling av dina personuppgifter som vi samlar in för vårt berättigade intresse.

6.5 Rätt att lämna klagomål. Du har rätt att lämna in klagomål till en dataskyddsmyndighet om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter på rätt sätt. I Sverige är det Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) som har tillsyn för hur företag och andra aktörer följer lagstiftningen. Du når IMY på deras hemsida www.imy.se 

7 Ändringar

7.1	För att återspegla feedback från våra medlemmar kan vi från tid till annan ändra detta integritetsmeddelande genom beslut i styrelsen. Senaste uppdateringsdatumet visas högst upp i meddelandet. Det uppdaterade integritetsmeddelandet träder automatiskt i kraft för alla befintliga kunder och besökare på publiceringsdatumet, om inte tillämplig lag anger något annat. Om det finns betydande förändringar i meddelandet eller hur vi använder dina personuppgifter kommer du att meddelas via webb eller e-post innan ändringarna träder i kraft i den utsträckning som krävs enligt lag. Vänligen läs detta integritetsmeddelande från tid till annan för att hålla dig informerad.

8 Kontakta oss
 
8.1 Kontakta gärna oss om du har frågor om vår verksamhet och hur vi hanterar dina personuppgifter. Du når oss via: OISF c/o sekreteraren Johan René, Kummingränd 9, 182 45 Enebyberg, sekreteraren@oisf.se, telefon 073-622 13 11.

8.2 Sekreteraren är OISF dataskyddsombud, Skattmästaren är webmaster och biträdande dataskyddsombud. Vi tar gärna emot dina frågor kring data- och integritetsskydd.